Man stelle sich vor, eine Firma oder eine Behörde plant, eine große Menge Briefe zu versenden, beispielsweise an Kunden oder die Bürger einer bestimmten Stadt. Wie viele Mitarbeiter braucht es wohl, um diese Briefe auszudrucken, in Umschläge zu stecken, zu frankieren und zur Post zu bringen? Und können diese Mitarbeiter nicht Sinnvolleres tun?
Mittelrhein Last M ile, der Logistikdienstleister unserer Zeitung, kann Firmen oder Behörden viele dieser Aufgaben abnehmen – und noch einiges mehr. Welche digitalen Dienstleistungen LastMile rund um den Post- und Dokumentenverkehr anbietet, war jetzt Thema der Hausmesse „R(h)einDigital“ bei der Rhein-Zeitung und ihren Heimatausgaben. Insbesondere Kommunen aus dem nördlichen Rheinland-Pfalz informierten sich dabei über innovative Wege, aus dem Papierdschungel herauszufinden.
„Wir erleben gerade einen unheimlichen Drang, Arbeitsabläufe zu digitalisieren – und damit effizienter zu machen“, sagt Jörg Unruh. Der Verlagsleiter Technik und Logistik und somit Chef von LastMile tüftelt seit einiger Zeit mit seinem Team an einer Art digitalem Werkzeugkasten, der es Kunden leicht machen soll, digitale Abläufe ressourcensparend und vor allem rechtssicher zu integrieren. „Vor allem bei den Kommunen brennt das Thema auf den Nägeln. Die suchen händeringend nach Lösungen.“
Zahlreiche Vertreter von Verwaltungen, aber auch beispielsweise von Stadtwerken waren deshalb bei „R(h)einDigital“ im Druckhaus unserer Zeitung dabei, trafen dort auf Vertreter der LastMile sowie weiterer Partner aus deren Netzwerk. Auch Firmen nutzten die Möglichkeit, sich zu informieren. „Wir haben viele gute Gespräche geführt“, sagt Joscha Zoth, Prokurist und Leiter Business Development bei LastMile. Der Bedarf ist offenbar groß. Und auch die Notwendigkeit, Unterstützung zu bekommen bei der Implementierung digitaler Workflows. Denn es lauern viele Fallstricke.
„Wir erleben gerade einen unheimlichen Drang, Arbeitsabläufe zu digitalisieren – und damit effizienter zu machen.“
Jörg Unruh, Verlagsleiter Technik und Logistik und somit Chef von Mittelrhein LastMile
LastMile kann bei diversen Aufgabenstellungen helfen, bietet nicht nur eine Komplettlösung an, sondern auch einzelne Komponenten. „Sprechen wir zum Beispiel über das Thema Postausgang, also die Versendung von Briefen. Das können wir komplett digital machen – der Auftraggeber sendet uns also eine digitale Version des Briefes, den er versenden möchte , oder lädt diesen selbst per Schnittstelle im Portal hoch. Wir kümmern uns dann ums Ausdrucken, Sortieren, das Kuvertieren, Frankieren – und die Zustellung, entweder mit unserer eigenen Zustelllogistik, oder wir übergeben die Sendungen an die Post“, sagt Jörg Unruh, der betont, dass auch einzelne (Zwischen-)Schritte digitalisiert werden können: „Die Digitalpost kann man flexibel aufbauen.“ Übrigens: Das Porto, selbst wenn es mal wieder steigt, mache nur einen Teil der Gesamtk osten je Sendung aus. Wird der gesamte Ablauf (Drucken, Kuvertieren, etcetera) effizient gestaltet, kann also ordentlich Geld gespart werden.
Nicht zuletzt, wenn die Zustellung am Ende gar nicht auf Papier im echten Briefkasten erfolgt, sondern gleich digital. Auch dabei kann LastMile unterstützen, indem es Firmen oder Behörden hilft, einen gesicherten digitalen Zustellweg zu den Kunden oder Bürgern aufzubauen. „Das funktioniert über zertifizierte Dienstleister“, erklärt Zoth. Kunden/Bürger melden sich dort an, dann kann die Software von LastMile im Zustell-Workflow erkennen, wer registriert ist und die Behördenpost dann auch digital erhalten kann. Alle anderen bekommen weiterhin einen Brief zugestellt.
Auch beim Posteingang kann LastMile smart unterstützen und beispielsweise die Poststelle einer kommunalen Verwaltung digitalisieren, wozu auch entsprechende Hardware gehört. Eingehende Post wird dann maschinell geöffnet, eingescannt, mit KI-Tools ausgelesen und intern digital zugestellt. „Post, die beispielsweise direkt an den Landrat geht, kann man davon ausnehmen“, nennt Unruh eine Differenzierungsmöglichkeit. Er und Zoth betonen, dass die entsprechenden Abläufe natürlich rechtssicher und datenschutzkonform angelegt sind. Und dass Synergieeffekte sinnvoll sein können – Stichwort: interkommunale Zusammenarbeit. Warum sollen sich nicht ein Landkreis und eine benachbarte kreisfreie Stadt eine digitale Poststelle teilen?
Im Hintergrund läuft dann ein Dokumentenmanagementsystem. Eine Struktur, um die in Zukunft wohl keine Behörde, keine Verwaltung, kein Amt und keine Firma mehr herumkommt. Unruh und Zoth nennen dabei eine weitere, immer wichtiger werdende Einsatzmöglichkeit: die Digitalisierung von Archiven. Hier nahen rechtliche Fristen, so ziemlich jede Verwaltung muss sich derzeit mit dem Thema auseinandersetzen.
Eine Kreisverwaltung aus dem Norden von Rheinland-Pfalz startet jetzt in dieses Thema und digitalisiert zunächst alle Akten ihrer Ausländerbehörde. Der mögliche Effizienzgewinn liegt auf der Hand: Hinterher ist der komplette Aktenbestand durchsuchbar. Und das in Sekundenbruchteilen.
D as Scannen, meint Jörg Unruh, ist keine Atomwissenschaft mehr. Anspruchsvoller ist das Aufbereiten – schließlich ist so gut wie keine Akte ein perfekter A4-Stapel im Leitz-Ordner, sondern oft eine durchaus chaotische Ansammlung von Blättern unterschiedlichster Güte. Und überall kleben Post-its drauf... „Man muss sich das so vorstellen, dass die Aktenordner richtig zerlegt werden, die Blätter dann sortiert und eingescannt werden müssen“, sagt Jörg Unruh. „Aber auch das bekommen wir hin.“
Transparenzhinweis: Mittelrhein LastMile gehört zur Unternehmensgruppe des Mittelrhein-Verlags, in dem auch die Rhein-Zeitung mit ihren Heimatausgaben erscheint. Weitere Infos bei Joscha Zoth, Telefon 0261/892-874, E-Mail Joscha.Zoth@mittelrhein-lastmile.de, sowie online unterwww.mittelrhein-lastmile.de
