Im Vorfeld des Festivals stimmt das Ordnungsamt der Verbandsgemeinde das Sicherheitskonzept mit dem Veranstalter und allen beteiligten Behörden und Organisationen ab und erteilt Anordnungen für den sicheren Ablauf. Hinzu kommen Genehmigungen über Genehmigungen, erklärt Dirk Hansen vom Fachbereich Ordnung, Soziales und Schulen der Verwaltung. Da seien beispielsweise die Verkaufs-, Getränke- und Essensstände, die auf dem Festivalgelände stehen. Etwa 40 Stände, die Alkohol und andere Getränke ausschenken brauchen eine Ausschankgenehmigung. Dazu kommen die vielen Merchandise-Stände und rund 50 Stände, die Essen anbieten.
Für alle Verkäufer muss die VG-Verwaltung Ausnahmen nach dem Gewerberecht oder Ladenöffnungsgesetz erteilen, beispielsweise damit die Verkäufer auch am Sonntag ihre Waren anbieten können. Jeder Stand, der Essen anbietet, muss auch bei der Lebensmittelüberwachung des Kreises gemeldet werden. Diese klärt dann, ob Ausstattung und Hygiene stimmen. Auch die Pyrotechnik auf den drei Bühnen muss dem Ordnungsamt angezeigt und genehmigt werden.
„Was der Verwaltung auch viel Arbeit macht, sind die Akkreditierungen“, sagt Hansen. Tausende von Mitarbeitern des Festivals und von Medien sowie alle Rettungskräfte – also jeder, der auf dem Gelände arbeitet – muss akkreditiert werden und sich einer Zuverlässigkeitsüberprüfung der Polizeibehörden unterziehen.
Das Ordnungsamt ist als zuständige örtliche Ordnungsbehörde maßgeblich daran beteiligt, dass das Sicherheitskonzept während des Festivals eingehalten wird. Es kontrolliert etwa, ob die erlaubte Personenanzahl in den jeweiligen Wellenbrechern eingehalten ist, ob die Fluchtwege ausreichend beschildert und frei sind oder ob die Sicherheit an den Einlässen gewährleistet ist.
Mit circa zehn Mitarbeitern ist das Ordnungsamt der Verbandsgemeinde dann auf dem Festivalgelände und rund herum unterwegs. Während des Festivals werden einige Zufahrtstraßen um den Nürburgring für den normalen Verkehr gesperrt sein. Das Ordnungsamt kontrolliert dort den ruhenden Verkehr: Falschparker müssen abgeschleppt und der Vorgang wiederum in der Kreisverwaltung protokolliert werden.
Im Info-Center des Nürburgrings richtet die Verbandsgemeindeverwaltung eigens ein Fundbüro ein, in dem die Mitarbeiter des Ordnungsamtes alle Hände voll zu tun haben. „Hunderte von Anfragen haben wir dort täglich, meistens weil ein Gast sein Handy oder seinen Autoschlüssel verloren hat“, weiß Hansen. Eine Menge Aufgaben für die VG-Verwaltung, die für sie aber längst nicht mehr neu sind. Schließlich gebe es Rock am Ring schon seit 30 Jahren und sei auch nicht die einzige Großveranstaltung, die der Verwaltung solche Arbeit beschert, sagt Hansen. Der Truck-Grand-Prix, das 24-Stunden-Rennen oder das Festival New Horizons verursachen nahezu den gleichen Aufwand und so ist die Verwaltung inzwischen geübt.