Bereits seit dem 1. Januar 2025 ist der Empfang von E-Rechnungen für alle Unternehmen verpflichtend, während für Rechnungsaussteller eine schrittweise Einführung erfolgt. Ab 2028 müssen alle im B2B-Bereich (Business to Business) agierenden Unternehmen E-Rechnungen empfangen und ausstellen können.
Was ist die E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird. Papierrechnungen und Rechnungen in anderen elektronischen Formaten, beispielsweise PDF oder JPG, entsprechen nicht der geforderten Norm. Sie stellen daher keine E-Rechnung dar und sind spätestens ab 2028 im B2B-Bereich nicht mehrzulässig.
Hintergrund ist ein Maßnahmenpaket, das die Bekämpfung von Umsatzsteuerbetrug zum Ziel hat. Auf Basis der E-Rechnung soll dazu im Jahr 2030 ein europaweites Meldesystem für Umsätze im B2B-Bereich eingeführt werden. Im Vorgriff darauf hat Deutschland bereits jetzt die E-Rechnung für inländische B2B-Umsätze implementiert.
Durch die E-Rechnung soll zudem die Digitalisierung der deutschen Wirtschaft gefördert werden. „Die Digitalisierung des Rechnungswesens kann bei den Unternehmen zu einer verbesserten Effizienz der Geschäftsprozesse und einem deutlich geringeren Ressourcenaufwand führen. Neben der Einsparung von Zeit und Kosten optimiert sich auch die Umweltbilanz“, findet die Steuerberaterkammer Rheinland-Pfalz.
„Wären wir noch nicht so weit gewesen, wäre der Aufwand sicherlich viel größer.“
Judith Könsgen, Geschäftsführerin der Rhein-Taunus Krematorien aus Dachsenhausen
Judith Könsgen, Geschäftsführerin der Rhein-Taunus-Krematorium GmbH aus Dachsenhausen in der Verbandsgemeinde Loreley sieht das ähnlich, wenn auch mit gewissen Abstrichen. Ihr Betrieb ist mit acht Einäscherungsanlagen eines der größten Krematorien Europas. Auf elektronischem Wege werden ihre Rechnungen per E-Mail bereits seit Jahren verschickt. „Auf E-Rechnungen haben wir zum 1. Februar 2025 vollständig umgestellt. Wir setzen eine eigene Software für den Betrieb und die Steuerung der Vorgänge im Krematorium ein“, sagt Könsgen. „Viele unserer Kunden und Dienstleister sind kleinere Unternehmen. Deshalb haben wir von Anfang an bei den Formaten darauf gesetzt, dass die von uns verschickte E-Rechnung auch ganz normal am Computer lesbar ist. Gleichzeitig können wir auch Rechnungen per E-Mail empfangen, die noch nicht auf das E-Rechnungsformat umgestellt sind.“
Die Umstellung auf das neue System war für Judith Könsgen mit wenig Aufwand verbunden. „Viele Menschen sind erstaunt, wenn sie hören, dass in unserem Krematorium nahezu alle Verwaltungsschritte digitalisiert sind. Für unsere Kunden, die Bestattungshäuser, hat dies den Vorteil, dass sie jederzeit online sehen können, wie der Stand ihres Sterbefalls ist. Also ob zum Beispiel die zweite Leichenschau oder die Feuerbestattung stattgefunden haben. Und hierzu zählt auch die Digitalisierung des Rechnungswesens mit der E-Rechnung. Damit ist die Einführung der E-Rechnung Teil unserer Digitalisierung. Wären wir noch nicht so weit gewesen, wäre der Aufwand sicherlich viel größer“, so Könsgen.
Vor- und Nachteile
Und wie beurteilt sie Vor- und Nachteile der E-Rechnung für ihr Unternehmen? „Der große Nachteil ist die schleppende Informationspolitik der Behörden. Wir konnten damit gut umgehen, da wir ohnehin unsere Bürotätigkeiten voll digitalisiert haben. Für Bestatter, die oft kleine Familienunternehmen sind, ist es ein enormer Aufwand sich hier umzustellen. Da wäre es besser gewesen, nicht nur das Gesetz zu beschließen, sondern auch zügig klar zu machen, wie es umgesetzt wird. Für unser Unternehmen besteht der Vorteil darin, dass wir unserem Ziel eines papierlosen Büros einen weiteren Schritt näher gekommen sind.“
Ähnlich früh hat der Mineralölhandel Schwarz aus Diez umgestellt und damit gute Erfahrungen gemacht: „Wir verwenden eine Rechnungssoftware, welche schon im Jahr 2020 das Thema der E-Rechnungen implementiert hat“, sagt Geschäftsführer Raphael Laux. „Dies geschah, da öffentliche Einrichtungen seit November 2020 Rechnungen nur noch in elektronischer Form bekommen sollten. Dementsprechend hat die Einführung der E-Rechnung keinen finanziellen Mehraufwand für unser Unternehmen bedeutet. Die E-Rechnungen bieten außerdem den Vorteil, dass Rechnungen direkt an die richtige, auch von Adressaten hinterlegte, Stelle geschickt werden können und dementsprechend keine Belege verloren gehen können“, sagt Laux, der die fortschreitende Digitalisierung im Rechnungswesen begrüßt: „Wir haben bisher keine negativen Erfahrungen machen müssen.“
Bei der Leifheit AG aus Nassau verlief die Umstellung hingegen weniger reibungslos. „Aktuell sind die empfangenen E-Rechnungen zu einem großen Teil nicht korrekt oder unvollständig ausgestellt, sodass die Kreditoren einzeln angeschrieben werden müssen. Jede neue E-Rechnung muss genau geprüft werden, was zusätzliche Arbeit für die Rechnungsprüfung darstellt und organisatorischen Aufwand erfordert“, sagt Barbara Horn von der Leifheit AG. Zukünftig erwarte man jedoch, dass durch die Nutzung von E-Rechnungen ein geringerer manueller Bearbeitungsaufwand entstehe. „Die Vorteile sehen wir perspektivisch in der größeren Anzahl der vollständig automatisierten Verbuchung bei der Rechnungseingangsverarbeitung. Dadurch erwarten wir einen schnelleren Rechnungsdurchlauf“, so Horn.
Ab wann gilt die Verpflichtung zur E-Rechnung?
Die Verpflichtung zum Empfang von E-Rechnungen wurde zum 1. Januar 2025 eingeführt. Für die Ausstellung von E-Rechnungen gilt die Verpflichtung grundsätzlich ebenfalls ab diesem Zeitpunkt. Allerdings hat der Gesetzgeber Übergangsregelungen geschaffen. Unternehmen mit einem Vorjahresgesamtumsatz von nicht mehr als 800.000 Euro haben bis zum 31. Dezember 2027 Zeit für die Umstellung. Ab dem 1. Januar 2028 tritt die Verpflichtung für alle Unternehmen in Kraft.
Die Leifheit AG profitiert von einer weiteren Übergangsregelung. Denn Unternehmen können noch bis zum 31. Dezember 2026 sonstige Rechnungen, also zum Beispiel als PDF, versenden, wenn der Empfänger sich damit einverstanden erklärt.
Gibt es Ausnahmen von der Verpflichtung?
Die Pflicht zur E-Rechnung gilt nur, wenn eine umsatzsteuerliche Pflicht zur Ausstellung einer Rechnung besteht. Dies ist nicht bei Rechnungen an Endverbraucher und bei steuerfreien Umsätzen der Fall. Darüber hinaus greifen Ausnahmen für Kleinbeträge bis 250 Euro brutto oder Leistungen, die von Kleinunternehmern erbracht werden. In diesen Fällen kann eine sonstige Rechnung ausgestellt werden. Für Kleinunternehmer bleibt die Empfangspflicht für E-Rechnungen jedoch bestehen.
Wie können sich Kleinunternehmer vorbereiten?
In einem ersten Schritt müssen die Unternehmen ein E-Mail-Postfach zum Empfang von E-Rechnungen einrichten und über eine Software zur Visualisierung der strukturierten Datensätze sowie zur revisionssicheren Archivierung von E-Rechnungen verfügen. Diese können sie kostenlos über das Elster-Portal herunterladen.