Die Digitalisierung der Stadtverwaltung Idar-Oberstein steht auf einer soliden Basis, wird kontinuierlich und mit Nachdruck im Rahmen der extern nicht beeinflussbaren Grenzen vorangebracht. Diese Bilanz zieht Sachgebietsleiter Christian Wahl (städtischer Digitalbeauftragter) auf Nachfrage unserer Zeitung.
Die Digitalisierung der kommunalen Verwaltung werde maßgeblich durch das Onlinezugangsgesetz (OZG) bestimmt. Es verpflichtete Bund und Länder, bis spätestens Ende 2022 ihre Verwaltungsleistungen auch elektronisch über Verwaltungsportale anzubieten und diese miteinander zu einem Portalverbund zu verknüpfen. „Der Zeitplan konnte seinerzeit nicht eingehalten werden. Seit Jahresbeginn 2024 liegt die Verantwortlichkeit zur Umsetzung des OZG in Rheinland-Pfalz direkt beim Ministerium für Arbeit, Soziales, Transformation und Digitalisierung (MASTD). Seitdem wurden den Kommunen die sogenannten Basisdienste, als Dienste, die für alle Kommunen bei Online-Vorgängen benötigt werden und daher gleich sein sollten, sukzessive zur Verfügung gestellt“, informiert Wahl.
Eigene Abläufe erstellt
In vom Ministerium betreuten Gruppen wurden in Zusammenarbeit mit den Kommunen zahlreiche sogenannte Einer-für-alle-Prozesse (EfA) ausgerollt. Einer-für-alle bedeute dabei, dass die Basislösung von einem Bundesland übernommen und modelliert wurde und alle anderen diese Lösung nachnutzen können. „So wurden in Idar-Oberstein bereits folgende EfA-Leistungen online gestellt: Breitbandportal (Genehmigung zur Leitungsverlegung), Elterngeld, iKFZ (digitale Kfz-Zulassung), Personenbeförderungsgenehmigung, Unterhaltsvorschuss, Wohngeld und Wohnsitzanmeldung. Neben diesen EfA-Leistungen hat die Stadt aber auch eigene Prozesse erstellt – wie zum Beispiel Anmeldung von Wahlhelfern, Anwohnerparkausweis, Bibliotheksausweis, Fundsachen, Gestattung im Gaststättengewerbe, Gewerbeanmeldung, Hundesteuer und die Anmeldung von Versammlungen.“
„Die Digitalisierung der Verwaltung ist kein Kurzstreckenlauf, sondern ähnelt eher einem Marathon, der aber nicht nach 42,195 Kilometern endet, sondern endlos weitergeht.“
Christian Wahl
Mit der Sichtweise, dass Digitalisierung eine Daueraufgabe ist, habe die Stadtverwaltung die Zeit vor 2024 genutzt, um die städtische IT-Infrastruktur zu ertüchtigen und den späteren Anforderungen des OZG gerecht zu werden. Hier sei zum Beispiel zum Jahresbeginn 2021 der Wechsel der städtischen Infrastruktur ins Kommunale Gebietsrechenzentrum Koblenz zu nennen. Ein professionelles Rechenzentrum innerhalb der kommunalen Familie bietet bauliche Gegebenheiten (zum Beispiel Hochwasser-, Brand- und Einbruchschutz), die vor Ort nur unter enormen finanziellen Anstrengungen hätten geschaffen werden können. Darüber hinaus wurde auch in die Cyber-Sicherheit der Verwaltung investiert.
Für die städtischen Gremien wurde ein Rats- und Informationssystem eingeführt, für die Bürger ein entsprechendes Bürgerinformationssystem. Seit 2020 wird die elektronische Aktenführung in der Verwaltung ausgerollt. Dieses Projekt stehe unmittelbar vor dem Abschluss. Die elektronische Akte werde zeitnah auch bei den Stadtwerken eingeführt. „Die Voll-Virtualisierung der Verwaltung, also weg von Desktop-PCs hin zu zentral betriebenen Lösungen, sorgte auch dafür, dass 2020 während der Corona-Pandemie in kürzester Zeit eine Homeoffice-Lösung geschaffen werden konnte. Das sogenannte mobile Arbeiten gehört seitdem genauso zur Stadtverwaltung wie die Ausstattung mit mobilen Endgeräten wie Tablets.“
Prozessmanagerin im Team
Außerdem wurde 2022 eine Stelle für Prozessmanagement geschaffen, um nicht nur die Prozesse zu gestalten, die Bürger im sogenannten Frontend nutzen können, sondern auch deren Weiterverarbeitung in der Verwaltung im Backend zu modernisieren. „Mit Marion Brötzmann konnte hier eine hoch qualifizierte Kraft aus der freien Wirtschaft gewonnen werden, die ein professionelles Prozessmanagement aufbaut“, freut sich Wahl.
Die Prozessmanagerin unterstützt das Team des städtischen Digitalbeauftragten Christian Wahl und ist unter anderem auch für die Modellierung von selbst erstellten Prozessen zuständig. Ein zielgerichtetes Prozessmanagement sei in Zeiten des Fachkräftemangels unabdingbar, um die vorhandenen Kräfte sinnvoll einzusetzen. Die Maxime der Stadt sei hierbei nicht nur Effektivität geprägt, also die richtigen Dinge zu machen, sondern vor allem durch Effizienz, was bedeute, die Dinge richtig zu machen: „Hierdurch konnten schon interne und in begrenztem Maße externe Prozesse vereinfacht werden.“
Neue Homepage
Bereits im Jahr 2022 wurde mit Beteiligten aus dem Stadtrat, der Verwaltung und der Bürgerschaft eine Digital-Werkstatt in der Messe IO veranstaltet, die letztlich zur städtischen Digital-Strategie geführt habe. Im Nachgang zur Digital-Strategie wurde beispielsweise die städtische Homepage komplett erneuert. Außerdem wurde für das Team der Jugendarbeit eine neue und als App nutzbare Seite für das Jugend-Beteiligungsprojekt „Jugend macht Politik für Idar-Oberstein“ (JumP-!O) geschaffen.
Die Pressestelle der Stadt um Michael Brill, Eva Grosser und den Social-Media-Manager Tobias Brenner führte zusammen mit der Kreisverwaltung Birkenfeld die Integreat-App ein, die Menschen mit Migrationshintergrund den Start und das Leben im neuen Land erleichtern soll. Die Wirtschaftsförderung der Stadt um Caroline Pehlke und Sarah Wagner implantierte eine Smart-Parking-App, um Parkgebühren per Handy zu bezahlen. Eine City-App, mit der auf dem Smartphone jederzeit auf aktuelle stadtbezogene Inhalte zugegriffen werden kann, werde noch im Jahr 2025 kommen.
Wichtige Faktoren für das Gelingen der Digitalisierung seien neben technischen Lösungen hauptsächlich die Mitarbeitenden und deren Beteiligung. Die Verwaltungsführung und der Stadtrat gingen bereits seit mehr als zehn Jahren parteiübergreifend konsequent den Weg „digital first“, ohne dabei die Bürger ohne Zugang zu Online-Diensten zu vergessen. Alle Dienste sind weiterhin analog, also in Papierform, nutzbar.