Von unserem Digitalchef Marcus Schwarze
Die größte Gefahr für den Bestand der persönlichen wichtigen Dateien sind nicht Hacker. Die größte Gefahr ist die Person vor dem Bildschirm: Allzu schnell hat man einen Ordner von hier nach dort kopiert und dann versehentlich am neuen Speicherort eine alte Version wichtiger Dateien überschrieben. Oder man erwischt beim Aufräumen, sprich Löschen von vermeintlich gesicherten Verzeichnissen die eigentliche Sicherung mit und schickt sie ebenfalls ungewollt in den digitalen Orkus.
Dagegen hilft eine konsequente Back-up-Strategie. Back-up heißt Sicherheitskopie. Und wirklich sicher sind die persönlichen Daten nur dann, wenn sie möglichst schnell an weiteren Orten existieren: 1. am Originalspeicherplatz, 2. auf einem Importiergerät, 3. auf einem automatisierten Back-up des Importiergeräts und 4. auf einem externen Speicherplatz für besonders wichtige Dateien.
Solche vier Speicherorte für eine Filmdatei beispielsweise von den ersten Schritten des Nachwuchses mögen zunächst überflüssig erscheinen. Wenn man sich aber anschaut, wie flüchtig die Dateien auf den jeweiligen Geräten sind, wird der Bedarf deutlicher: Die Filmaufnahme ist bei (1) auf dem Handy oder auf dem Kamerachip, der dortige Platz wird schon bald für neue Aufnahmen benötigt. Der Computer bei (2) als Importiergerät ist schon mit einem einzigen Virusproblem, einem Festplattenausfall oder einer Fehlbedienung nicht mehr zu gebrauchen. Das automatisierte Back-up bei (3) könnte schon mit einer einzigen falschen Einstellung beim Synchronisieren gelöscht werden. Dann bliebe immer noch die Lösung (4) – und dann müsste es schon mit dem Teufel zugehen, dass auch dieser Speicherplatz nicht mehr greifbar ist.
Firmen haben üblicherweise ausgefeilte Mechanismen zum Sichern von Daten, falls mal eine Festplatte kaputtgeht. Privat muss man dagegen eigene Wege finden. Man sollte sich gewiss sein: Festplatten sind ein Verbrauchsmaterial. Sie gehen nach ein paar Jahren Gebrauch durch Verschleiß kaputt. Auch CDs und DVDs taugen nicht als Jahrzehnte währende Kopien.
Meine Empfehlungen, basierend auf Erfahrungen aus anderthalb Jahrzehnten dienstlicher und privater Datensicherung:
- Sortieren Sie alle Dateien nach Jahrgängen, also 2014, 2013, 2012 und so fort. Lassen Sie auf Dauer ältere Jahrgänge möglichst unangetastet.
- In der zweiten Ebene sortieren Sie Ihre Dateien nach privat, dienstlich (sofern zutreffend), Fotos, Videos, Briefe, Projekte.
- Nutzen Sie möglichst häufig Ordner und Verzeichnisnamen, um beim Abspeichern von Dateien Zusammenhänge herzustellen.
- Speichern Sie Ihre Dateien künftig nur noch in Verzeichnissen unterhalb des Jahrgangs, etwa „2014“.
- Entwickeln Sie für jeden Jahrgang eine eigene Back-up-Strategie und für besonders wichtige Sammlungen von Dateien eine weitere.
In der Praxis ist auf dem Rechner dann zunächst nur eine einzige Version der möglicherweise wichtigen Datei abgespeichert. Jetzt könnte man täglich davon von Hand eine Sicherheitskopie auf einer externen Festplatte herstellen. Das aber wird mühsam und leicht vergessen, gern auch aufgeschoben (und dann vergessen).
Nötig wird ein automatischer Kopiermechanismus, der diese Dateien dann umgehend auf ein weiteres Speichermedium kopiert. Unter Windows geht das mit Bordmitteln des Betriebssystems und steht ausführlich beschrieben unter http://ku-rz.de/backupwin7, auf dem Mac mit dem Programm Sync Folders Pro.
Glücklicherweise werden die Kosten für Speicherplatz immer kleiner. Es spricht daher nichts dagegen, den täglichen Sicherheitskopiemechanismus mithilfe einer simpel per USB-Anschluss angeschlossenen Festplatte zu bewerkstelligen. Eine solche Festplatte gibt es heute mit einem Terabyte Speicher ab 60 Euro.
Besonders wichtige Dateien kopiert man zusätzlich an einen weiteren Speicherort. Der sollte außerhalb des eigenen Schreibtischs sein. Empfehlenswert ist ein sogenannter NAS-Speicher: Das ist ein Netzwerkgerät, das man zum Beispiel im Keller postiert und per Ethernet-Kabel mit dem Internet-Router verbindet. Im hauseigenen Netzwerk lassen sich hier Speicherverzeichnisse einrichten, in denen alle Hausbewohner ihre Back-ups anlegen.
Auch das Internet kann als Speicherort für eigene Kopien wertvoller Daten eingerichtet werden. Bei Diensten wie Dropbox, Telekom oder Microsoft stehen bis zu 25 Gigabyte kostenlos zur Verfügung. Mithilfe von Programmen wie Truecrypt oder Boxcryptor kann man seine Dateien zunächst verschlüsselt auf der eigenen Festplatte ablegen und dann ins Internet bei einem dieser Speicherdienste hochladen. Aufgrund der Verschlüsselung ist gewährleistet, dass dort niemand Zugriff auf die persönlichen Daten hat.
Es empfiehlt sich auf jeden Fall, eine Kladde anzulegen für solche kennwortgeschützten Zugänge und für alle Kennwörter, die man irgendwann einmal braucht. Auch ein Truecrypt-Container muss mit einem Kennwort verschlüsselt werden, und dann hilft es, dieses Kennwort auf Papier aufgeschrieben zu haben.
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