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Frühjahrsputz im Aktenordner: Nicht zu viel wegwerfen

Berlin/Stuttgart (dpa/tmn) – Wenn der Schnee getaut ist und die Tage wärmer werden, steht in vielen Haushalten der Frühjahrsputz an. Dabei werden oft auch angestaubte Aktenordner ausgemistet.

Ordner
Irgendwann ist der Ordner voll – alte Unterlagen dürfen in den Müll. (Bild: Schierenbeck/dpa/tmn)

Denn der Platz in der Wohnung ist begrenzt. Aber Vorsicht: Viele Dokumente sollte man besser nicht wegwerfen. Und für einige gelten Aufbewahrungsfristen. Zeugnisse, Arbeitsverträge oder Gehaltsabrechnungen sollte man am besten sein Leben lang aufheben, rät Renate Thiemann von der Deutschen Rentenversicherung in Berlin – aber auf jeden Fall, bis der Altersrentenbescheid eintrifft. So könne man jederzeit seinen Lebenslauf belegen, wenn es Nachfragen oder Probleme gibt.

Auch Unterlagen über die Auto-, Hausrat, Haftpflicht- oder Lebensversicherung sollten lange im Schrank gelagert werden. Stephanie Strauß vom Gesamtverband der deutschen Versicherungswirtschaft in Berlin rät, Policen von laufenden Versicherungen auf jeden Fall aufzubewahren. So könne der Versicherte im Schadensfall nachsehen, wie die Vertragsbedingungen sind. Die Scheine ausgelaufener oder gekündigter Versicherungen dagegen seien entbehrlich. Allerdings schade es auch nicht, sie aufzubewahren, falls im Nachhinein noch ein Schaden auftritt.

Peter Grieble von der Verbraucherzentrale Baden-Württemberg in Stuttgart empfiehlt, Versicherungsbedingungen selbst dann nicht zu entsorgen, wenn sie zehn Jahre alt sind. Zwar habe der Versicherte einen Anspruch darauf, sie neu zu erhalten. Allerdings verlangten manche Versicherungen dafür eine Gebühr. Außerdem könne man sich nie sicher sein, auch die richtigen Bedingungen zu erhalten.

Eine Reihe von Belegen muss für das Finanzamt aufgehoben werden. Grundsätzlich müssen Privatpersonen nach Angaben des Bundes der Steuerzahler in Berlin Rechnungen und sonstige Belege zwar nicht archivieren. Wurden sie dem Finanzamt vorgelegt und ist der Steuerbescheid in Ordnung, können Belege weggeworfen werden. Bei einer Online-Steuererklärung müssen die Belege aufbewahrt werden, bis der Steuerbescheid bestandskräftig ist, also bis zum Ablauf der Einspruchsfrist.

Besondere Vorschriften gelten aber beim Umsatzsteuerrecht. Danach müssen Rechnungen für Arbeiten an einem Haus, einer Wohnung oder einem Grundstück zwei Jahre lang vom Mieter oder Hausbesitzer aufbewahrt werden.

Unternehmer müssen Geschäftsbücher, Inventare, Bilanzen und sonstige zu führende Bücher nach Angaben des Steuerzahlerbundes zehn Jahre lang archivieren. Die gleiche Frist gelte für digitale Aufzeichnungen. Das bedeutet konkret: In diesem Jahr können Unternehmer Bücher und Aufzeichnungen mit der letzten Eintragung aus dem Jahr 1999, Inventare und Jahresabschlüsse, die bis 31. Dezember 1999 oder früher aufgestellt worden sind, und Buchungsbelege aus dem Jahr 1999 und älter entsorgen.

Kassenzettel von der einst gekauften Bluse sollten zwei Jahre aufbewahrt werden, empfiehlt die Verbraucherschützerin Dunja Richter aus Stuttgart. So lange habe der Käufer Gewährleistung auf die Artikel und könne bei Mängeln den Verkäufer oder Händler haftbar machen. «Dann ist es gut, einen Nachweis zu haben, dass ich etwa am 1. Februar den Kühlschrank gekauft habe.»

Auch Kontoauszüge sollte man nach Angaben des Bundesverbandes deutscher Banken in Berlin nicht vorschnell entsorgen. Denn mit ihnen lassen sich wichtige Zahlungen nachweisen. Die Verjährungsfrist bei sogenannten Alltagsgeschäften beträgt in der Regel drei Jahre.

Eine Ausnahme gilt nach Verbandsangaben zum Beispiel für Reparatur- und Wartungsarbeiten an einem Gebäude auf einem Grundstück. Hier sind Privatpersonen sogar gesetzlich verpflichtet, die Rechnungen und Zahlungsbelege – etwa die Kontoauszüge – zwei Jahre aufzuheben. Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt worden ist.

Auf jeden Fall eine Weile sollte man Gerichtliche Mahnbescheide und Urteile aufheben, rät Richter. Bei Mahnbescheiden könne innerhalb von 14 Tagen Widerspruch eingelegt werden; beim Verzicht darauf ergehe ein Vollstreckungsbescheid, der die Qualität eines Urteils hat. Urteile selbst gelten mindestens 30 Jahre – so lange sollte man die Bescheide lieber nicht wegwerfen.

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