Die Mail: Benimmregeln im Netz

Höflichkeit Die geschliffene erste Zeile „Sehr geehrter Herr Müller,“ gefolgt von einer Leerzeile, ist auch in der Mail ein probates Mittel, um dem Empfänger Ernsthaftigkeit und Seriosität zu vermitteln.

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Bei Mails an mehrere Empfänger ist Siezen Pflicht, wenn man nur mit einem einzigen Empfänger, auch in der CC-Zeile, per Sie ist. Die normalerweise geduzten Kollegen sollten fürs „Sie“ schnell Verständnis entwickeln, der normalerweise gesiezte Kollege dagegen nicht, wenn er in einer Mail kollektiv geduzt wird. Eine Abschiedsformel „Mit freundlichen Grüßen“ (ohne Komma, gefolgt von einer Leerzeile) empfiehlt sich als Teil der Signatur.

Signatur

Die Signatur sollte alle wesentlichen Kontaktmöglichkeiten aufzeigen. Manche Firmen schreiben intern deren genaue Gestaltung vor. Zusätzliche Zeilen wie „Müssen Sie wirklich diese Mail ausdrucken“ oder „Diese E-Mail enthält vertrauliche Informationen“ sind in aller Regel überflüssiger Kontrollwahn, übrigens auch ohne zusätzliche rechtliche Bindung.

Vertraulichkeit

Firmen, die die Nutzung von privaten Mails unter den Firmen-Accounts ihrer Mitarbeiter verbieten, dürfen grundsätzlich Zugriff auf die Mails ihrer Mitarbeiter erlangen. Umgekehrt unterliegt das persönliche Mail-Postfach eines Mitarbeiters dem Datenschutz, wenn persönliche Mails erlaubt oder toleriert werden – und darf dann nicht ohne Weiteres von Vorgesetzten oder Administratoren eingesehen werden.

Große Anhänge

Umfangreiche Präsentationen speichert man besser im Firmennetz und benennt in der Mail nur den Link. Da mehr und mehr Empfänger ihre Mails per Handy abrufen, erspart man ihnen so lange Downloadzeiten und Blockierung des Mobilfunkzugangs.

Selbstorganisation

Bei Handhabung zahlreicher Mails im beruflichen Alltag hat es sich als effektiv herausgestellt, sein Mailkonto mit der Protokolltechnik Exchange oder IMAP zu handhaben. Dann hat man stets auf dem Handy, Laptop und Tablet-PC denselben Stand. Mobil kann man Mails in einen Unterordner „Zu erledigen“ wegsortieren und die bearbeiteten Mails in einen Unterordner „Erledigt“. Später am Desktop-PC verschiebt man diese Mails dann in ein persönliches Archiv auf der Festplatte, das nach Jahren und Monaten oder Themen sortiert ist.